Casebeschrijving oplossingsgerichte teamcoaching

door Karin Mastenbroek, ROOD maakt verbinding
karin@verbindingmetrood.nl
http://nl.linkedin.com/in/karinmastenbroek

Begin dit jaar werd ik door een ondernemer van een klein bedrijf gevraagd met haar team van negen personen aan de slag te gaan. Ze hadden een onrustig jaar achter de rug, met medewerkers die het team – al dan niet gewenst – verlaten hadden en een goede klant die wegviel. De doelstelling van de ondernemer was “dat er weer een positieve vibe in het bedrijf komt. Alle afdeling(kjes) binnen het team moeten goed op elkaar worden afgestemd zodat we lekker werken als een geoliede machine. Een sprankelend team, dat is waar ik naar toe wil groeien zodat mijn doelstellingen met het bedrijf bereikt kunnen worden”. Hieronder volgt vrij gedetailleerd hoe ik het teamcoachingstraject vormgegeven heb. Tijdens de tweede bijeenkomst voltrok zich een klein wondertje, waar ik me nu nog steeds over verbaas…..

De eerste bijeenkomst
We spraken af dat we drie teambijeenkomsten zouden organiseren. Tijdens de eerste bijeenkomst, die twee uur duurde aansluitend aan een werkoverleg, vertelde de ondernemer aan haar team wat haar bedoeling was van de bijeenkomsten en was er ruimte om iets over jezelf te vertellen aan de hand van de volgende vragen:

• Wie ben je, wat voor werk doe je?
• Wat vind je het leukste aan je werk?

Vervolgens heb ik de vraag gesteld wat ze graag wilden behouden, wat er niet hoefde te veranderen omdat het goed genoeg gaat of omdat ze er tevreden over waren. De antwoorden werden op post-its geschreven en ze plakten deze op een flipover vel. Dit leverde een lijst van 19 punten op. Vervolgens heb ik op enkele antwoorden doorgevraagd.

Daarna vroeg ik ze de vraag “wat wil je verbeteren?” te beantwoorden, ook weer op post-its. Daar kwamen 23 punten uit, waar ik ook weer op doorgevraagd heb totdat ik zeker was dat ik de antwoorden die opgeschreven waren goed begreep.

Omdat ik de eerste bijeenkomst wilde eindigen met een positieve inslag, heb ik de wondervraag gesteld en ze beschreven hoe de dag er uit zou zien als alles naar tevredenheid zou lopen. Soms noemden ze zaken waarvan ze meteen zeiden: maar dat bereiken we toch nooit. Dan vroeg ik ze om er een realistische beschrijving van de maken. En zo eindigde de eerste bijeenkomst.

De tweede bijeenkomst
Voor de tweede bijeenkomst hadden we wat meer tijd genomen (van 17.00 tot 20.30 uur) en had ik het team bij mij uitgenodigd. Bij binnenkomst een hapje en om 18.30 even samen wat eten. De openingsvraag was: welke kleine dingetjes gaan er al beter sinds onze vorige bijeenkomst. Als ik het me goed herinner benoemden ze twee punten die al wat beter gingen, “maar….”. De verbeterpunten die ze in de vorige bijeenkomst genoemd hadden, had ik ingedeeld in 7 groepen van onderwerpen. Daar konden ze zich in vinden. Ik had vooraf ingeschat dat ze de onderwerpen “begrip” en “communicatie” het belangrijkst vonden – gebaseerd op het vorige gesprek – en daar waren ze het mee eens. We hebben in de groep doorgepraat over deze onderwerpen, aan de hand van mijn vragen:

• Wat zou er aan bod moeten komen over begrip en communicatie wil het nuttig voor je zijn?
• Hoe heb jij last van te weinig onderling begrip en niet zo goede onderlinge communicatie?

Vervolgens had ik het volgende bedacht – en dat bleek een schot in de roos:
Ga in tweetallen de onderlinge samenwerking bespreken. Totaal 30 minuten, ieder komt 15 minuten aan het woord. Stel elkaar de volgende vragen (en stel alleen maar vragen, geen opmerkingen, reacties etc):

• Wat waardeer je in mij? Wat gaat er goed in onze samenwerking?
• Wat vind je soms nog lastig in de samenwerking met mij?
• Stel dat de samenwerking tussen ons de komende weken goed verloopt, waaraan merk je dat dan zelf? Waaraan merk ik dat dan? Waaraan merken de anderen dat?
• Wat levert dat op?
• Tot slot voor jezelf: wat is het stapje of wat zijn de stappen die ik ga zetten. Wat kan ik morgen al anders doen?

Kies zelf met wie je dat wilt doen. Er volgen meer rondes, totdat iedereen uitgepraat is.

Zo gingen ze in tweetallen uit elkaar. Toen iedereen weer terug was waren er enkelen die nog met iemand anders wilden praten. Na die ronde was iedereen klaar, sommigen wilden er iets over zeggen maar dat hoefde niet. Waarna we zijn gaan eten.

Na het eten vroeg ik welk onderwerp ze nu wilden bespreken. Dat was een inhoudelijk onderwerp: het werkproces. Ik had oplossingsgerichte vragen voorbereid, maar dat was niet meer nodig! Er ontstond een gesprek waaraan iedereen met veel energie deelnam, besluiten werden genomen en afspraken werden gemaakt. Ik ben toen buiten de groep gaan zitten en heb het laten gebeuren…

De derde bijeenkomst
De laatste bijeenkomst was weer een bijeenkomst van twee uur aansluitend aan het werkoverleg. Er was nog één onderwerp dat met name de ondernemer na aan het hart lag, dat ze in de laatste bijeenkomst wilden bespreken, namelijk klantgerichtheid. Ik startte weer met de vraag wat er beter ging, maar vervolgens had mijn voorbereiding verder weinig nut. Het werd meer een conflicthanteringsgesprek, waarin de ondernemer iets wilde waar de anderen, en dan met name één medewerker, niet echt in mee konden gaan. Door dóór te vragen vanuit een nieuwsgierige houding hoorden de anderen ook wat haar bezig hield en kregen ze hier meer begrip voor. Ook de vraag aan de ondernemer “wat waardeer je in…(naam)..” was erg nuttig om een open houding vast te houden. Een concreet voorbeeld maakte nog meer duidelijk en uiteindelijk hebben ze ook hier afspraken met elkaar gemaakt.

Resultaat
Enkele weken geleden hebben we – op verzoek van de ondernemer – een soort van terugkomsessie gehad, deze keer weer van 17.00 tot 20.30 uur. Natuurlijk heb ik weer de vraag gesteld wat er beter ging en eigenlijk was het antwoord: alles gaat beter! De samenwerking verliep goed, ze zijn de afspraken nagekomen en hebben de voorgenomen verbeteringen doorgevoerd. De afspraken die achteraf niet zinvol bleken hebben ze bijgesteld en ze hebben ter plekke nog een aantal andere zaken met elkaar afgesproken. Het was een vrolijke optimistische bijeenkomst, waar veel gelachen werd en ze samen trots waren op wat ze allemaal gedaan hadden. Iemand zei: “Ik was eigenlijk al vergeten hoe ik me toen voelde omdat het nu zo goed gaat. Nu zie ik hoe groot het verschil is!” De ondernemer is heel blij met het traject en het resultaat.

Ik heb zelf het gevoel dat er in de gesprekjes in tweetallen een wondertje gebeurd is. Ik weet niet hoe die gesprekken gegaan zijn, want dat gebeurde buiten mijn zichts- en gehoorveld en ik heb er achteraf niet veel inhoudelijks over gehoord. Wel gaven ze zelf aan dat ze die gesprekken als heel nuttig ervaren hebben. Ook de derde bijeenkomst, waarin een beladen onderwerp op een constructieve manier besproken is heeft het nodige mogelijk gemaakt. De ondernemer ziet een grote verbetering bij de medewerker waar het met name om ging, wat voor de medewerker zelf nogal verrassend was om te horen. Ik ben zelf ook heel tevreden over het traject, waarin in een korte tijd – we hebben in één maand maar 7,5 uur samen gezeten – veel bereikt is!